Charte et Règlements généraux de l’Association Urantia du Canada

Article 1: NOM

 Association Urantia du Canada (ou, Urantia Association of Canada) est le nom de l’organisation également désignée dans la présente comme AUC.  AUC, est une association nationale de Urantia Association International (UAI) et autorisée par la Fondation Urantia à faire usage du nom « URANTIA » ainsi que des marques de commerce, marques de service et marques d’adhésion collective de la Fondation Urantia.

Organisationnellement, les associations locales de l’AUC sont des groupes autonomes, liés par l’entremise de la Charte de l’UAI, par les actes constitutifs et règlements de l’AUC, par appartenance commune des lecteurs à l’UAI, et par le partage des tâches et des fonctions.

Article 2: Raison d’être

 La raison d’être de l’AUC sera:

1) De représenter les associations locales issues de l’UAI, au sein du Canada sur le plan
international.

2) De servir à l’intégration et à la coordination des besoins des associations locales du
Canada conformément aux actes constitutifs et règlements de Urantia Association
International.

Article 3: Exigences de l’adhésion

 Les membres de l’AUC doivent également être membres en règle d’une association locale du Canada. Les conditions d’admission sont celles visées à l’article 3 de la Charte de l’UAI. En plus, l’AUC pourra avoir des Membres associés : lecteurs qui n’ont pas encore fini de lire Le Livre d’Urantia, mais qui souhaitent se joindre à une association locale en tant que membre non votant.
En outre, l’AUC pourra avoir des Membres éloignés associés : lecteurs dans des zones isolées où il n’y a pas d’association locale existante, mais qui souhaitent se joindre à l’UAI comme membres de l’association nationale.

Article 4: Structure organisationnelle

 Administrateurs:

L’ensemble des administrateurs de l’AUC sera appelé le Conseil d’administration de l’AUC. Le Conseil d’administration est initialement composé d’administrateurs provisoires appointés par l’acte constitutionnel et par la suite, par les dirigeants élus lors de la première assemblée des membres votants. Les dirigeants seront choisis parmi les membres en règle des associations locales et élus pour un mandat de deux ans. L’élection se fera par étalement, les membres seront élus comme suit: le président et le trésorier la première année en alternance avec le vice-président et le secrétaire qui seront élus l’année suivante. Un membre du Conseil peut être réélu qu’une seule fois. Après avoir servi deux mandats consécutifs, l’administrateur doit quitter le Conseil d’administration et rester sans fonction pour au moins un an, mais peut être élu à nouveau à n’importe quelle poste à la prochaine réunion annuelle. Le Conseil d’administration peut également être composé de trois membres, un président, un vice-président, et un secrétaire/trésorier. Dans ce cas, l’étalement se fera comme suit : élection du président la première année, suivie du vice-président et du secrétaire/trésorier l’année suivante.

Un administrateur qui laisse une position vacante avant la fin de son mandat peut être remplacé par intérim et par résolution du Conseil. Le remplaçant (remplaçante) demeure en fonction pour la portion non-expirée de l’officier sortant.

Les fonctions des administrateurs sont les suivantes:

  1. Président. Préside toutes les réunions du Conseil d’administration et des membres-votants; agis comme porte-parole de l’UAC; sert à titre de membre-votant auprès du Conseil des représentants (CR) de l’UAI, et soumet au président du Bureau du service international, à l’administrateur de l’UAI, aux présidents et vice-présidents des associations locales, un rapport annuel écrit sur les activités de l’association nationale et celles des associations locales.
  2. Vice-président. Exerce les fonctions de président en cas de besoin, et sert de membre-votant au Conseil des Représentants.3. Secrétaire. Administre la correspondance de AUC et les procès-verbaux des réunions et tient à jour le registre des membres (les membres désignés sur les listes soumises par les associations locales) et des Membres Associés. Les procès-verbaux de chaque réunion de l’association nationale et de chaque réunion du conseil d’administration seront envoyés à tous les membres-votants de l’AUC, aux membres du Conseil d’administration et aux présidents des comités nationaux à l’intérieur d’une période de 60 jours. Le Secrétaire avisera les associations locales des réunions de l’association nationale 60 jours avant la réunion en incluant les points à l’ordre du jour de la réunion. Au début de la réunion nationale, le Secrétaire demande le déploiement de toutes les associations locales, attestant la validité des membres-votants en incluant leurs représentants en l’absence du président ou du vice-président.
  3. Trésorier. Responsable de la trésorerie et des comptes bancaires de l’AUC; prépare et propose un budget annuel et un suivi des dépenses en relation avec celui-ci; recueille les dons et les cotisations des membres, et est responsable de la planification, la gestion et l’exécution de la collecte de fonds pour toute activité de l’AUC. Le Trésorier soumet le budget annuel et le rapport financier aux trésoriers de chaque association locale dans le but de communiquer les besoins financiers de l’AUC. Le trésorier doit fournir les reçus pour tous les dons monétaires reçus.Comités.                                                                                                                                                     L’AUC peut se prémunir de comités permanents avec un maximum de huit comités. Les directeurs de comité seront nommés par le Président avec l’approbation du Conseil d’administration. Les présidents de comités seront choisis parmi les membres en règle des associations locales. Les nominations seront faites pour un mandat de deux ans, avec la moitié de l’étalement des présidents nommés chaque année comme suit : Les présidents du Comité des congrès et du Comité de service aux membres seront élus la même année en alternance avec les présidents du Comité éducation et Comité communications l’année suivante. Les membres de ces comités seront membres en règle d’une association locale et serviront avec l’approbation du président du comité et le Conseil d’administration de l’AUC.

1. Comité des congrès. Ce comité assume la responsabilité d’aider toute association locale dans les modalités pratiques pour la tenue de rencontres d’envergure nationale, internationale et autres. Ce comité peut également collaborer avec le Comité des congrès des associations locales pour organiser des congrès, des séminaires, des réunions et des rencontres de lecteurs.

2. Comité de service aux membres. Ce comité prend contact avec le secrétaire ou le président du comité des membres des associations locales pour la mise à jour annuelle du recrutement des membres. Ce comité travaille de concert avec les associations locales et avec l’administrateur de l’AUI pour élaborer et partager des stratégies pour recruter de nouveaux membres et soutenir la croissance des associations locales existantes. En plus, ce comité veillera à identifier les régions où la création de nouvelles associations est possible.

3. Comité de l’éducation. Ce comité sera chargé d’établir et mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir et coordonner l’éducation et la formation d’enseignants parmi les associations locales. Il pourra aussi collaborer avec le comité des congrès dans l’organisation de congrès ou autres activités qui encouragent l’émergence d’enseignants.

4. Comité des communications. Ce comité peut publier des bulletins et d’autres publications autorisés par l’AUC et peut afficher le symbole des trois cercles concentriques et le nom « URANTIA » sur ces publications.

– De nouveaux comités permanents peuvent être établis par les membres-votants de l’AUC selon le besoin.

– Des comités spéciaux peuvent être mis sur pied par le Conseil d’administration de temps à autre selon les besoins pour la conduite des affaires de l’AUC

 Membres-votants. 

Les membres-votants seront les présidents et vice-présidents dûment élus des associations locales ou leurs représentants dûment désignés, et seront appelés le Conseil des présidents et vice-présidents locaux (CPL) de l’AUC. Les représentants dûment désignés doivent être membres en règle de leurs associations locales.

Article 5: Quorum

Le quorum pour une Assemblée Annuelle Générale ou pour une assemblée extraordinaire est constitué d’un tiers des membres-votants ou de leurs représentants officiellement délégués pour voter. Le quorum du Conseil d’administration est constitué de trois de ses membres. Le quorum pour un comité est constitué de deux tiers de ses membres.

Article 6: Conduite de la réunion

A. L’Acte de la majorité présente à une réunion dûment tenue par le Conseil d’administration ou par un Comité sera considéré l’Acte du groupe. Chaque membre-votant dispose d’une voix. Tout membre-votant, détenant une procuration approuvée et signée à la fois par le Conseil de son association ainsi que par le membre en règle alors absent, pourra détenir une voix additionnelle. La conduite de la réunion est régie par les règles de Robert’ s Rules of Order.

B. Toute action requise peut être prise par le Conseil d’administration ou par le Comité sans une réunion formelle, à condition que le consentement énonçant les mesures à prendre soit obtenu par écrit et signé par tous les membres de ce groupe qui sont habilités à voter sur la question à l’examen. Un tel document, ou de multiples copies, signées par tous les membres ayant le droit de vote aura la même valeur légale qu’un vote à l’unanimité lors d’une réunion dûment convoquée.

C. Toute action nécessaire peut être prise par le CPL de l’AUC sans la tenue d’une séance officielle, à condition qu’un avis écrit exposant les mesures à prendre soit envoyé avec un préavis de 30 jours à tous les membres du groupe qui ont le droit de voter sur la question à l’examen. Un tel document, ou de multiples copies, signée par la majorité des membres ayant le droit de vote aura le même effet que la majorité des voix lors d’une réunion dûment convoquée.

D. L’élection du président, vice-président, secrétaire et trésorier est prise à la majorité des voix des membres-votants CPL après consultation auprès des membres respectifs de leur association locale. Les candidatures seront présentées par écrit aux associations locales et seront transmises au Secrétaire de l’AUC par les présidents des associations locales. Les candidatures doivent être accompagnées d’une brève biographie du candidat et de ses objectifs.

E. Postes vacants.

Si le poste de président devient vacant pendant la durée normale du mandat, le vice-président assumera immédiatement les fonctions de président par intérim jusqu’à la prochaine réunion annuelle lorsque le mandat restant à couvrir sera pourvu par élection. Si le poste du vice-président, du secrétaire, ou celui du trésorier devient vacant pendant le délai normal de ses fonctions, le Conseil d’administration restant devra, à l’intérieur d’une période de 90 jours, nommer un administrateur par intérim pour siéger jusqu’à la prochaine réunion annuelle dans laquelle le mandat en cours sera pourvu par élection.

Article 7: Procédure de destitution

Un membre élu pourra être destitué si, par son attitude, comportement, ou influence devient préjudiciable aux intérêts et aux travaux de l’AUC ou de l’UAI en général. Afin de destituer un membre élu, trois membres-votants de l’AUC devront formuler des accusations spécifiques de mauvaise conduite. Ces accusations devront être transmises à chaque membre du Conseil d’administration ainsi qu’à l’administrateur de l’UAI. Après avoir permis une audience au membre en défaut, l’AUC pourra soustraire le membre de sa fonction au sein de l’AUC par une majorité des deux tiers des voix des membres-votants présents, à condition que le droit de vote des membres présents constitue le quorum. En cas de destitution, un recours pour réintégration peut être formulé auprès de la Commission judiciaire de l’AUI.

Article 8: Résolution des conflits

Par demande écrite de deux membres du Conseil d’administration de l’AUC, les problèmes non résolus qui affectent l’AUC peuvent être amenés devant la Commission judiciaire de l’UAI, qui est habilité à prendre les mesures qu’elle juge nécessaires et appropriées pour résoudre le conflit. La Commission judiciaire devra présenter une liste des participants concernés, et, déterminer la date, l’heure et le lieu de toutes les réunions nécessaires pour résoudre le conflit.

Article 9: Frais et cotisations

l’AUC peut exiger des cotisations annuelles et/ou d’autres frais des associations locales, à condition que les montants exigés soient compatibles avec le budget approuvé par les  membres-votants de l’AUC et que l’évaluation de celui-ci soit approuvée par les membres-votants lors d’une réunion dûment convoquée ou dans le cas prévu à l’article 6.

Article 10: Les réunions des membres-votants

Il y aura une réunion annuelle de l’AUC  à la date et à l’endroit fixés par le Conseil d’administration. Une réunion extraordinaire peut être convoquée par le Conseil d’administration ou demandée par un tiers des membres-votants. Avis de ladite réunion devra inclure un schéma général des sujets à traiter et doit être expédié à tous les membres-votants le plus tôt possible, mais en aucun cas pas moins de 30 jours avant la réunion. Les réunions pourront se tenir par voie électronique, à condition que tous les membres aient la possibilité d’y participer.

Article 11: Réunion du Conseil d’administration et des comités

A. Les réunions du Conseil d’administration et des comités doivent être convoquées par le président de l’AUC ou, respectivement, par le président du Comité, ou par deux autres membres de ce groupe. La date, l’heure, le lieu de la réunion, et les sujets à discuter seront fixés par l’administrateur ou par les membres qui convoquent la réunion. La notification de la date, l’heure et l’emplacement doivent tenir raisonnablement compte de toutes les circonstances. 

B. Les réunions peuvent également être tenues par conférence téléphonique ou instantanément par voie électronique interactive (Liste de discussion), dans lesquelles tous les participants peuvent se comprendre les uns les autres.  Ce mode de participation des membres à te telles réunions, a la même valeur légale que s’ils étaient présents physiquement.

Article 12: Amendements aux Actes constitutifs

Les amendements aux Actes constitutifs de l’AUC requièrent

1) Un avis par écrit à chaque  membres-votants sur la proposition de changement de règlement au moins 90 jours avant la tenue du scrutin, et

2) Un vote majoritaire des deux tiers du quorum de ses membres-votants. En conformité avec l’article 2.4.2 de la Charte de l’UAI, les amendements doivent être ratifiés par le Comité exécutif de l’UAI/ BSI avant leur date d’entrée en vigueur.

Article 13: Dissolution

Advenant la révocation de la Charte de l’AUC ou de la dissolution volontaire ou involontaire de l’AUC, tous les biens seront remis à l’UAI par l’entremise du Bureau du service international. Le Bureau du service international devra détenir les actifs dans un compte séquestre pour un an en anticipation de la réorganisation de l’AUC.

2010-10-27.